Zelfroosteren schept mooie beloftes: hogere medewerkertevredenheid, minder verzuim, lager ervaren werklast. Maar maakt zelfroosteren dit waar?
Zelfroosteren langs de meetlatAlhoewel het concept achter zelfroosteren al langer bestaat, is de belangstelling in Nederlandse organisaties zo’n vijf jaar geleden ontstaan. Dat maakt het anno 2011 zinvol om de balans op te maken en te bezien of zelfroosteren de beloftes waarmaakt. Kennis over zelfroosteren is relevant voor elke organisatie waar gewerkt wordt met dienstroosters. Denk aan de zorgsector, alle hulpverleningsdiensten, procesindustrie, onderwijs en ieder andere organisatie waar gewerkt wordt op onregelmatige tijden.

Voorwaarden voor succes

Drie ankers zijn bepalend voor een succesvolle implementatie van zelfroosteren:

1. Inhoud
Alles wat nodig is om de gekozen variant van individueel roosteren te typeren, bijvoorbeeld:

• De beschrijving van de stappen van het individueel roosteren
• De inhoudelijke spelregels waarbinnen een medewerker zijn of haar werktijden mag kiezen (bijvoorbeeld een maximum aantal aaneengesloten nachtdiensten)

2. Software
De techniek die nodig is om het roosterproces te faciliteren. Er zijn verschillende mogelijkheden: van een papieren planningsformulier, via een Excel spreadsheet tot aan geavanceerde planningssoftware.

3. Gedrag
De cultuur en omgangsvormen tussen de betrokkenen bij het roosterproces: medewerkers, leidinggevende(n) en planner(s). Voorbeelden van relevante gedragskenmerken zijn:

• aanspreekcultuur: uitspreken van irritaties, houden aan de overeengekomen inhoudelijke afspraken, in de groep evalueren van het roosterproces;
• loslaten: leidinggevenden die accepteren dat het dienstrooster ook zonder hun bemoeienis tot stand komt;
• vertrouwen: vertrouwen tussen medewerkers dat de lusten en lasten gelijk worden verdeeld en indien dit niet naar wens verloopt, het vertrouwen dat mensen elkaar hierop aanspreken.

Lees meer

De toekomstige arbeidstekorten blijken zorgwekkender dan ooit. Dit is de uitkomst uit het onderzoek onder 700 bedrijven in zeven landen, in opdracht van OTTO Work Force uit Venray.

Circa 44% van de bedrijven geeft aan een groot arbeidstekort te verwachten. 5% spreekt zelfs van een zeer groot tekort, wat zal resulteren in een lagere arbeidsproductiveit en een stagnerende afzetgroei. Het tekort wordt vooral gevoeld in Nederland, Duitsland, Tsjechië en Slowakije.

Het verhogen van arbeidsproductiviteit, het verhogen van de pensioenleeftijd en het aantrekken van personeel van binnen Europa zijn oplossingen die het Europese bedrijfsleven ziet voor de tekorten. Arbeidsmigratie binnen Europa heeft veel draagvlak onder het Europese bedrijfsleven, en dat ervaren wij al jaren.” Instroom van jongeren in de arbeidsmarkt, flexibilisering van werktijden en zelf opleiden zijn overige oplossingen om toekomstige arbeidstekorten te voorkomen. Het verhogen van arbeidsparticipatie kan volgens het Europese bedrijfsleven het beste worden bereikt door de instroom van jongeren te stimuleren en door de werktijden te flexibiliseren. De hoge instroom van jongeren wordt unaniem gezien als meest effectief en toepasbare oplossing in de eigen organisatie.

In 2020 zal Nederland er heel anders uitzien. We zullen terugkijken op een periode van toenemende vergrijzing en veranderende arbeidsverhoudingen. Maar ook zullen veel werknemers hun werktijden naar alle waarschijnlijkheid flexibel kunnen indelen.

Door deze flexibiliteit kunnen werkgevers de beschikbare arbeidstijd aanpassen aan de pieken en dalen in de vraag naar arbeid. Werknemers krijgen er meer flexibiliteit voor terug. Dat zorgt voor een betere balans tussen werk en privé, omdat zij even kunnen ‘terugnemen’ als dat nodig is.

Vertaling naar Nederlandse situatie
Zweden geldt momenteel als gidsland op het gebied van zelfroosteren. Het wordt er al jarenlang toegepast, vaak in de ultieme vorm. Daarbij is er veel aandacht voor de medewerkertevredenheid.

Lees meer

Met een aantal klanten heb ik er al over gefantaseerd, en ik zie het helemaal zitten: het Nederlands Kampioenschap Rostar CAS Implementatie.

We brengen gedurende 1 dag, tijdens de Week van de Planning, de slimste gebruikers van Rostar CAS uit heel Nederland bij elkaar, met als doel om samen kennis over ons roosterpakket te delen, en in een competitieve sfeer te bepalen wie zich de Rostar CAS Goeroes mogen noemen. Omdat het niet alleen gaat om de nerd die mooie werkbladen, tellers en rapportjes moet bouwen, maar zeker ook om het feit dat de planner ermee moet kunnen werken, kan die dag niet solitair worden gepresteerd. In teams van 2 werkt de planner samen met de applicatiebeheerder. Met een beetje marketing-power van Paralax moet een 10-tal koppels toch haalbaar zijn. Je ziet ze zitten: de applicatiebeheerder van een instelling voor gehandicaptenzorg gaat met de productieplanner van een industrieel bedrijf om de tafel. Naast hen zitten de planner van een regionaal brandweerkorps en de beheerder van een bekend beveiligingsbedrijf, daar weer naast een gemeenteplanner samen met de pretparkmanager. Aangezien de taal een cruciale factor is, is een buitenlandse deelname met name uit Vlaanderen te verwachten. Onderschat hun kennis niet: regelgeving in Vlaanderen kan zeker zo complex zijn als als in Nederland ! De teams kennen elkaar vooraf niet goed: hooguit een keer samen gevolleybald tijdens het Key User Event. Bij het NK Rostar CAS moet er inhoudelijk gepresteerd worden.

Lees meer

Dat is een vraag die vaak gesteld wordt door organisaties die zoeken naar een vervanging van hun huidige rooster proces. Roosters worden vaak nog op papier, met een planbord, of met Excel gemaakt. Of met “hulp” van een software pakket dat eigenlijk niet voor roosterplanning is bedoeld maar het op onhandige en omslachtige wijze toch mogelijk maakt om poppetjes aan diensten te knopen. Het opstellen van de roosters is vaak een tijdrovend proces.

Het antwoord van de meeste leveranciers op de vraag is overigens “Ja”.

Maar is dat echt een antwoord op uw eigenlijke vraag: “Kan uw planningsoftware automatisch roosters opstellen die voldoen aan de randvoorwaarden die onze organisatie en de wetgever aan een rooster stellen en maximaal bijdragen aan het behalen van onze organisatie doelstellingen?” ”

Het antwoord op deze vraag hoeft geen “Nee” te zijn, maar voordat deze vraag met een overtuigende “Ja” beantwoord kan worden moet er gekwantificeerd worden wat een rooster “optimaal” maakt.

Lees meer

De trends die nu al een rol spelen in HRM zullen naar verwachting in de nabije toekomst nog belangrijker gaan worden. En daarbij zal gelden dat niet alleen de rol van de HR-verantwoordelijke en de werkgever zal veranderen, maar ook die van het personeel, de sociale partners en overheden.

We staan in Nederland voor een aantal forse uitdagingen, waardoor er meer samenwerking moet komen in de driehoek medewerker, werkgever en wetgever/sociale partner. Dit alles met een flinke dosis externe focus, oftewel je zaken intern voor elkaar hebben is één ding, klantgerichtheid is van het allergrootste belang.
Hierbij valt te denken aan:

• De invloeden van de vergrijzing;
• De behoefte aan een betere balans tussen werk en privé;
• De behoefte om meer invloed uit te oefenen op werktijden en activiteiten;
• De noodzaak bij werkgevers tot meer efficiency (margedruk)
• De invulling die gegeven gaat worden aan ‘Het Nieuwe Werken’
• De mogelijkheden die nieuwe technologie ons gaat bieden (virtueel werken, sociale netwerken)
• Het werken met een combinatie van vast/eigen personeel en inhuur van een flexibele, externe pool (via flexbureaus of ZZP-ers)
• Aanpassingen in wetgeving en CAO’s
• Mate van invloed die de overheid wenst te spelen voor wat betreft de arbeidsverhoudingen

Dit alles heeft effecten op de manier waarop de (individuele) betrokkenen zullen moeten acteren en zich op moeten stellen. Machtsverhoudingen zullen verschuiven en nieuwe samenwerkingsvormen zullen ontstaan. Van extreem groot belang (randvoorwaardelijk) is dat al deze wensen en eisen ondersteund moeten kunnen worden met goed geïmplementeerde technologie; niet vanuit het standpunt van de eilandautomatisering, maar vanuit het standpunt van de (e)HRM werkstroom. Oftewel: zorg ervoor dat je de informatie en kennis zoveel mogelijk centraal opslaat en dat je in staat bent om de informatie in de diverse systemen in zowel de back-office omgeving, als in de front-office omgeving te gebruiken. Denk in processen!

Lees meer

Naar aanleiding van de uitslagen van de Provinciale Statenverkiezingen van deze week, lijkt het typisch Nederlandse “polderen” weer volop in zwang te komen in de politiek.  Voor hen die het weer even waren vergeten “polderen” is die typisch Nederlandse manier van het bereiken van consensus door compromissen te sluiten. Een spel van geven en nemen om gezamenlijk doelen te bereiken en daarbij elkaars belangen niet uit het oog te verliezen.

En wat heeft polderen te maken met personeelsplanning? Nou, ook in personeelsplanning is het bereiken van consensus door compromissen te sluiten in toenemende mate een belangrijk onderdeel van het planningsproces. Daar noemen we het geen polderen maar “participerend plannen”, maar de doelen en uitgangspunten zijn dezelfde. Participerend plannen is dus eigenlijk een typisch Nederlandse manier van plannen.

In steeds meer organisaties wordt de roep om verdere flexibilisering van arbeidstijden steeds luider. De moderne mondige medewerker wil in toenemende mate zijn/haar eigen werktijden bepalen om een goede balans tussen werk en privé te bereiken. Maar deze medewerkers hebben in de praktijk vaak nog te maken met collectief gemaakte afspraken over werktijden en roosters. Deze mismatch leidt tot ontevredenheid van medewerkers over hun werktijden en rooster en dat uit zich vaak ook in een hoger verzuim en verloop. Om de medewerker tegemoet te komen worden er initiatieven op het gebied van flexibel roosteren gestart. Nog weinig initiatieven hebben ook daadwerkelijk tot succes geleid. Waarom?

Lees meer

Stelt u zich eens voor dat er een manier van personeelsplanning zou bestaan die de planner een hoop werk uit handen neemt en medewerkers meer invloed geeft op hun werktijden.

Geen gepruts meer met Excel of zelfs handgeschreven roosters, maar een rooster dat bijna vanzelf vol loopt aan de hand van de voorkeuren die werknemers via internet opgeven. U raadt het al: die bestaat. Al een tijdje zelfs. Het heet participerend roosteren, ook wel zelfroosteren genoemd en het concept is vrij eenvoudig. Online kunnen werknemers de voorkeur aangeven voor werktijden in een nieuw rooster. Software berekent vervolgens het optimale rooster, waarin zo veel mogelijk rekening wordt gehouden met ieders voorkeuren. De planner zoekt daarna samen met de medewerkers oplossingen voor de resterende ‘gaten’ in het rooster. Alle medewerkers krijgen online toegang tot het uiteindelijke rooster.

Meer productiviteit
Het lijkt voor de hand te liggen dat deze manier van plannen rap terrein gaat winnen. Het is gemakkelijk, neemt veel tijd uit handen voor de planner en houdt meer rekening met de voorkeuren van werknemers dan ooit mogelijk is wanneer een planner alles zelf doet. Doordat personeel werk en privé beter op elkaar kan afstemmen gaat het ziekteverzuim omlaag en de arbeidsproductiviteit omhoog.

Toch kent zelfroosteren een moeilijke start in Nederland. Met uitzondering van enkele pioniers, zijn er nog weinig bedrijven die het concept hebben omarmd. Dit in tegenstelling tot een land als Zweden, waar zelfroosteren heel vanzelfsprekend is. Vooral in de zorg en bij de politie wordt deze manier van personeelsplanning met succes toegepast, zo bleek uit een recente studiereis van Dehora en NCSI.

Lees meer