Fase Module
De Fase Module van Rostar CAS biedt uw organisatie de mogelijkheid om het roosterproces goed te structureren, controleren en beheren. Door het roosterproces te verdelen in op elkaar volgende fases komt een planning via verschillende stappen tot stand. Na elke stap sluit u een fase af, zodat de inroosteringen in deze fase niet meer bewerkt kunnen worden. Daarna werkt u verder in de volgende fase.
Als u werkt met de Fase Module, heeft het rooster meerdere fases, bijvoorbeeld basisrooster (fase 1), planningsrooster (fase 2) en realisatierooster (fase 3), zoals u kunt zien in onderstaande afbeelding. Een basisrooster (fase 1) kan ver van te voren vastliggen. Zo’n rooster houdt bijvoorbeeld nog geen rekening met ziekte of verlof. Het planningsrooster (fase 2) houdt hier wel rekening mee. Verlof, ziekte en andere afwezigheidredenen kunt u vastleggen en de hierdoor openvallende diensten kunt u invullen met andere medewerkers. Als het rooster actueel is, kunnen er opnieuw verschuivingen plaatsvinden. Het rooster zoals het daadwerkelijk wordt uitgevoerd is dan het realisatierooster.
Elk van deze fases kan afzonderlijk afgesloten worden, zodat de gegevens vastliggen. Dat betekent dat bij wijziging van informatie in het rooster de oorspronkelijke gegevens niet verloren gaan. Ook kunt u de verschillende fases van het rooster naast elkaar leggen om verschilanalyses uit te voeren. Bij de overgang van de ene fase naar de andere kunt u controles laten uitvoeren en rapporten laten genereren. Zo kunt u bijvoorbeeld controleren of de roosteringen in een fase wel aan alle voorwaarden van de Arbeidstijdenwet voldoen en of uw werknemers wel voldoende zijn ingeroosterd ten opzichte van hun vaste contract.
Een fase afsluiten
Het aantal fases waarmee u op deze manier kunt werken, is binnen Rostar CAS onbeperkt. Per fase kunt u precies definiëren wat er kan en mag en wat er bij de overgang van de ene naar de andere fase moet gebeuren. De bewerkingen op een fase kunnen ook automatisch worden uitgevoerd op gedefinieerde momenten.
Er zijn verschillende manieren om de gegevens uit verschillende fases zichtbaar te maken. De werkbladen van Rostar CAS hebben een lagenstructuur, waarin de verschillende fases te zien kunnen zijn. Lagen zijn vaak gekoppeld aan fases. Door naar een andere laag van een werkblad te gaan, ziet u de gegevens van een andere fase. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van een faseoverschrijdend werkblad. In zo’n werkblad ziet u steeds de gegevens van de actuele fase, dat is de fase waarin de planner het rooster aanpast.
Een faseoverschrijdend werkblad
De actuele fase zal veranderen als u door de tijd loopt in het rooster. Als u in het verleden kijkt, dan is de actuele fase de Realisatie, waarin het daadwerkelijk uitgevoerde rooster is vastgelegd. In de nabije toekomst ziet u het planningsrooster en in de verre toekomst het basisrooster. De overgangen zijn duidelijk weergegeven, door het gebruik van kleuren in de user interface.
Werken met een faserooster biedt uw organisatie ook administratieve structuur. Een afgesloten planningsrooster is bijvoorbeeld het rooster dat de medewerkers voor de komende tijd krijgen en een afgesloten realisatierooster vormt de basis voor de salarisadministratie. Een ander voordeel van de fasemodule is dat u verschilanalyses kunt uitvoeren. Er wordt dan gekeken of er verschillen zijn tussen de fasen, zoals een structureel tekort aan medewerkers in het basisrooster of een bepaalde medewerker die regelmatig bij een bepaalde dienst moet overwerken. Hierdoor kunt u op basis van feitelijke informatie vroegtijdig bijsturen.
