Web Access Module / Zelfrooster suite
De zelfrooster suite van Rostar CAS bestaat uit een aantal Web Access modules ter ondersteuning van het fenomeen zelfroosteren. Er zijn twee Web Access modules, Web Access Opdrachtgever en Web Access Medewerker, die u uiteraard ook naast elkaar kunt gebruiken. Het functieprofiel van de persoon die aanlogt op de webpagina van de webinterface is ofwel klant, ofwel medewerker. Dit bepaalt welk deel van de webinterface beschikbaar is.
Medewerkers
Met Web Access Medewerker kunnen uw medewerkers op een zeer gebruikersvriendelijke manier hun roosteringen bekijken en aanvragen doen. Op een simpele manier kunt u medewerkers zelf invloed laten uitoefenen op hun werkrooster. Dit zorgt voor een grotere tevredenheid bij werknemers. ‘Medewerkers’ zijn hier de personen die met behulp van Rostar CAS worden gepland; ze hoeven niet in dienst te zijn bij uw organisatie.
Roosters communiceren
De medewerkers kunnen op ieder moment, op iedere plek, door middel van het web inloggen en vervolgens hun rooster inzien. Zo kunnen ze zien waar en waarop ze zijn ingepland; ook zien ze speciale zaken zoals een vrije dag of cursus. Hierdoor wordt het overbodig om door middel van e-mail of op papier roosters door te geven. De medewerkers kunnen zelf kiezen of ze een maand-, week- of dagoverzicht van hun roosteringen willen zien.
Indien medewerkers in groepen werken is het ook mogelijk om via het web het groepsrooster te zien. Dit kan voor alle medewerkers, maar het kan ook beperkt zijn tot alleen de teamleiders. Daarnaast kunt u de groepsrooster functionaliteit gebruiken om het rooster van de dag te tonen op een beeldscherm in de hal.
Zelfroosteren
Als gevolg van de trend dat (schaars) personeel zelf invloed wil op de werktijden en werklocaties, groeit de behoefte om dit personeel middelen te geven om actief bij te dragen aan een goed planningsproces. Via de webinterface kan de medewerker de eigen beschikbaarheid invoeren. De planner moet de door de medewerker ingevoerde beschikbaarheden controleren en goedkeuren. De planner kan het werk vervolgens indelen, rekening houdend met de opgegeven beschikbaarheden. Door deze functionaliteit is er minder communicatie tussen planner en personeel nodig over wanneer medewerkers kunnen en willen werken.
Tweerichtingsverkeer
De medewerkers kunnen via het Internet ook aanvragen indienen voor bijvoorbeeld vrije dagen en bijzonder verlof.
De planner zal deze aanvragen afhandelen en de aanvrager kan in de webinterface zien of zijn aanvraag is goedgekeurd of afgekeurd. Het is ook mogelijk om bij verwerking van de aanvraag de medewerker automatisch een e-mail te sturen. Op deze manier kunt u het gebruik van verlofbriefjes die de medewerkers moeten invullen en de planners moeten controleren en verwerken, terugbrengen. Medewerkers zullen de planner ook minder bellen. Het aantal handelingen voor de planner neemt af en het planproces wordt efficiënter en effectiever.
Ruilen
De medewerkers krijgen via het web de mogelijkheid tot het ruilen van diensten. Dit kan door het indienen van een aanvraag met een verzoek tot ruilen. Beide personen moeten de aanvraag indienen. De planner kan de aanvragen in één keer goedkeuren.
Beschikbaarheidsblokken
De medewerkers kunnen voor een aankomende plan-periode de voorkeursbeschikbaarheden opgeven voor maximale sturing op eigen rooster. Rostar CAS beoordeelt de ingestuurde voorkeuren aan de hand van ingestelde spelregels en controles.
Tijdsregistratie
Medewerkers kunnen zelf hun gerealiseerde uren naar de planner doorsturen of dit wordt door de teamleider gedaan. De planner autoriseert de ingediende afwijkende uren; de overige uren worden automatisch verwerkt.
Prikbord
Het prikbord is een marktplaats voor het handelen in diensten door medewerkers en planners. Medewerkers kunnen diensten ter overname of om te ruilen aanbieden. Planners kunnen diensten op het prikbord aanbieden. Medewerkers mogen alleen maar reageren als ze gekwalificeerd zijn. De planner autoriseert de aanvragen die binnenkomen via het prikbord. De status van de ingediende aanvragen is voor de medewerker via de webinterface te volgen. Wanneer de planner de aanvraag geautoriseerd heeft, krijgt de medewerker kennisgeving in de vorm van een email of SMS.
Opdrachtgevers
Rostar CAS biedt middels de Web Access Opdrachtgever module ondersteunende functionaliteit aan klanten van een organisatie. In eerste instantie is hierbij gedacht aan uitzendorganisaties, maar ook voor opdrachtgevers binnen een organisatie kan deze functionaliteit worden ingezet. Als er sprake is van het aanvragen van bezettingen (een aantal mensen of middelen) voor bepaalde taken door de opdrachtgever, die uw organisatie vervult door medewerkers of middelen in te roosteren, dan kan deze functionaliteit nuttig zijn.
Real-time inzicht
Opdrachtgevers kunnen op ieder moment, op iedere plek, via het internet inloggen en vervolgens hun rooster inzien met hierin een overzicht van de door hen aangevraagde bezettingen. Ook kunnen opdrachtgevers zien welke persoon of personen er zijn ingezet.
In het maandoverzicht is per dag zichtbaar wat de status is van de aanvragen voor personeel die uitstaan. Er zijn ook week- en dagoverzichten op te vragen. Klanten van uw organisatie hoeven dus niet te wachten op een overzicht of te bellen naar de contactpersoon.
Opdrachten geven
Met de Web Access module is uw organisatie 24 uur per dag, 7 dagen in de week, bereikbaar voor de opdrachtgevers. Een klant kan aangeven hoeveel mensen met een bepaalde expertise benodigd zijn op een bepaalde dag op een bepaald tijdstip. Dit is de gewenste bezetting. Het is mogelijk om bezettingen met herhaalpatronen aan te vragen, bijvoorbeeld 2 personen elke vrijdag van 8.00 uur tot 17.00 uur.
De opdrachtgever kan een aanvraag nog bewerken of verwijderen zolang die nog niet goedgekeurd is door de planner. Daarna kan hij een verzoek indienen om de ingeplande bezetting alsnog te wijzigen.
De planner zal de aanvragen afhandelen en de resultaten worden teruggekoppeld aan de aanvrager, via de webinterface en/of via een automatische e-mail. Het is dus niet meer zo frequent nodig om telefonisch contact te hebben met de contactpersoon om aanvragen in te dienen.
Verwerken van de aanvragen
De planner kan de aanvragen van klanten en medewerkers binnen Rostar CAS gemakkelijk en snel afhandelen. Door middel van een indicatie kan de planner zien of er aanvragen zijn binnengekomen. Als er nieuwe aanvragen zijn, gebruikt hij het krachtige afhandelingsgereedschap om de aanvragen te verwerken. Een aanvraag kan worden toegekend en afgewezen; voordat hij daadwerkelijk tot afhandeling overgaat, kan de planner via de dialoog eenvoudig het rooster raadplegen om beter te kunnen bepalen of een aanvraag kan worden gehonoreerd.
Gebruikersvriendelijkheid
De gebruikersinterface via het web is helder, gebruikersvriendelijk en overzichtelijk. De werking is intuïtief en de gebruiker wordt duidelijk geïnstrueerd als het nodig is. Er kunnen berichten worden getoond op de home page van de webinterface en ook kan er een specifiek op de situatie gerichte FAQ worden ingericht. Het is mogelijk om de weergave van het zelfroosteren in het Nederlands, Engels, Duits, Frans of Zweeds in te stellen. De medewerker kan zelf beslissen in welke taal de webfunctionaliteit wordt weergegeven.
