SMS Modules
Met de SMS-functionaliteit, die uit verschillende modules is opgebouwd, bespaart een planner veel tijd omdat hij werknemers altijd gemakkelijk kan bereiken. Met een druk op de knop worden tientallen sms’jes verstuurd en de reacties komen vanzelf binnen. Zo kunt u gemakkelijk uw medewerkers vragen om een openstaande dienst te vervullen of hen op de hoogte brengen van hun rooster. De SMS Module maakt de communicatie met uw medewerkers efficiënter en effectiever. U kunt aan een onbeperkt aantal personen tegelijkertijd berichten verzenden, zolang u maar beschikt over hun mobiele telefoonnummers.
Nieuw is dat uw medewerkers ook kunnen reageren op uw berichten. Als u een aantal medewerkers hebt verzocht om een opengevallen taak op te vullen, kunnen zij ook reageren per sms. Deze reacties komen in Rostar CAS binnen en kan de planner afhandelen, door te besluiten wie van de medewerkers die positief gereageerd hebben hij wil inplannen. Ook automatische verwerking zonder tussenkomst van de planner is mogelijk. Of een medewerker uiteindelijk echt ingepland is, hoort hij of zij ook weer per sms.
Sms-berichten versturen
U kunt op twee verschillende manieren SMS berichten versturen: tijdens het roosterproces of als losse handeling.
Tijdens het roosterproces:
Tijdens het roosteren van bijvoorbeeld mensen op een dienst worden de voor deze dienst beschikbare en geschikte mensen getoond in een keuzelijst (de codeselector). Door vanuit de codeselector te sms’en, stuurt u aan deze lijst van mensen (of hier weer een selectie van) een SMS bericht met daarin het voorstel om op deze dienst te werken.
Als losse handeling:
Los van het roosteren kunt u ook SMS berichten verzenden naar (een selectie) medewerkers. Dit bericht kunt u met vrije tekst vullen, maar ook bijvoorbeeld met informatie over het rooster van de persoon voor de komende periode. Zo brengt u medewerkers op een snelle en simpele manier op de hoogte van hun rooster.
Indien u dit wenst, kunt u een statusoverzicht met de resultaten van verzending van de berichten bewaren.
Ontvangen en verwerken van sms-berichten
Medewerkers die verzoeken hebben ontvangen om een openstaande dienst in te vullen, kunnen hierop reageren door een sms terug te sturen. Rostar CAS kan deze antwoorden automatisch of na goedkeuring van de planner verwerken, afhankelijk van wat gewenst is in uw organisatie.
Een planner vraagt bijvoorbeeld via sms aan tien medewerkers of ze kunnen werken op een bepaalde dienst terwijl er vijf mensen nodig zijn. De medewerkers kunnen hun reactie geven, Rostar CAS ontvangt deze berichten en zal ze automatisch verwerken (de eerst vijf medewerkers die positief reageren worden ingepland) of deze berichten aanbieden aan de planner ter goedkeuring.
De planner kan in een overzichtelijke dialoog zien welke sms’jes er verzonden zijn en wat er aan reacties binnengekomen is. Als er niet gekozen is voor automatische verwerking, kan hij de binnengekomen reacties snel afhandelen, door te kiezen welke werknemers daadwerkelijk de taak gaan vervullen en hen de taak toe te kennen. Dan kan hij de werkaanvraag sluiten, waardoor alle niet-ingezette medewerkers een sms’je krijgen dat ze niet zijn ingepland.
Sms provider
Om de sms-module te kunnen gebruiken dient u gebruikt te maken van een externe sms provider. Paralax werkt op dit moment samen met SMS city, Goldenbytes en SMShosting.
Op deze manier wordt de persoonlijke communicatie tussen planner en medewerkers veel efficiënter omdat dit alleen nog maar nodig is in uitzonderingsgevallen.
