Het concept zelfroosteren wordt door organisaties steeds professioneler aangepakt. 'De makkelijke vormen maken plaats voor de meer gevorderde concepten.' Dat zegt Fredy Peltzer, programmamanager bij het Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie (NCSI). Het NCSI heeft zes manieren onderscheiden waarop organisaties aan de slag kunnen met zelfroosteren (zie kader Zes manieren tot zelfroosteren). Deze gaan van "makkelijk" (diensten ruilen), naar "moeilijk" (de afdeling bepaalt alles zelf). Echte innovaties in zelfroosteren zijn er niet, vertelt Fredy Peltzer, hooguit dat steeds meer organisaties proberen een vergevorderde variant in te voeren. 'Toch is dat nog lang niet altijd even makkelijk.  Zeker wanneer je van ver komt, is het niet erg waarschijnlijk dat je meteen de ultieme stap zet.  Kleine stapjes zijn realistischer', aldus de programmamanager bij het Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie (NCSI)

Kostenbesparingen
Organisaties die aan de slag gaan met zelfroosteren, kunnen aanzienlijke kostenbesparingen bereiken. Volgens Peltzer meer dan 10 procent. Maar toch is dat voor de meeste organisaties niet de belangrijkste reden om ermee te beginnen. Dalende kosten zijn eerder een mooi bijeffect.

Strategisch
 Waarom wordt er dan wel geïnnoveerd in zelfroosteren? Voor de meeste bedrijven is het een duidelijk strategische keuze, laat Peltzer weten: 'In de eerste plaats is het een manier om een aantrekkelijke werkgever te zijn. Daarmee kunnen ze personeel werven en behouden. Daarnaast is het mogelijk om vraag en aanbod van werk beter op elkaar af te stemmen. Een goed voorbeeld hiervan is NedTrain. Daar begon de manager een experiment met zelfroosteren omdat hij steeds treinen had, maar geen personeel, of andersom. Kortom, er was altijd te veel of te weinig werk. Inmiddels kijken ze nauwkeurig naar het werkaanbod en nodigen werknemers uit daarop in te tekenen. Via een bepaald algoritme wordt een match gemaakt. Zo'n 8o procent van de wensen kan worden gehonoreerd. Op dit moment wordt gekeken naar verruiming van het experiment.'

Lastig
Toch is het niet makkelijk om zelfroosteren goed functionerend in te voeren. Het is het moeilijkst om het werkaanbod voortschrijdend te analyseren: Wat heb je volgende week nodig aan mensen? Als dat niet goed gaat, heb je inefficiëntie. Aan de andere kant ligt in het beter organiseren van de werkprocessen ook de grootste potentiële winst.' En hoe zit het met vertrouwen? In hoeverre kun je het rooster aan mensen zelf overlaten? Peltzer: kunt natuurlijk allerlei mogelijkheden inbouwen om misbruik tegen te gaan. En vergeet niet dat mensen elkaar gaan aanspreken op freerider-gedrag als ze er zelf last van hebben. In Zweden, dat wereldwijd koploper is met zelfroosteren, blijkt uit onderzoek dat het verlies door misbruik veel kleiner is dan de behaalde winst.' Niet voor iedereen Niet voor alle organisaties is het slim om met zelfroosteren te beginnen. Volgens Peltzer zijn er drie belangrijke voorwaarden waar een organisatie aan moet voldoen: 1. Je moet een heterogeen team hebben. Als je afdeling bijvoorbeeld 24/7 gerund moet worden en je hebt een team van vooral jonge mannen, dan heb je een probleem op zaterdagmiddag als er gevoetbald wordt. In de meeste fabrieken is zelfroosteren dan ook lastig: daar is de gemiddelde leeftijd boven de vijftig. De kans bestaat dat die mensen qua inzetbaarheid in dezelfde levensfase zitten. Diversiteit is dus handig om knelpunten in inzetbaarheid te vermijden.' 'De hoeveelheid werk moet gedeeltelijk voorspelbaar zijn in je organisatie. Ais de verkoopafdeling een grote order binnenhaalt die overmorgen afgeleverd moet worden, zijn uitzendkrachten misschien interessanter. Een deel van je flexibiliteit kun je met zelfroosteren opvangen, maar niet alles.' 'De arbeidsverhoudingen moeten goed zijn. Je moet wederzijds het vertrouwen hebben dat er geen misbruik van de nieuwe situatie wordt gemaakt. Daarom is het af te raden om bijvoorbeeld als doel te hebben de onregelmatigheidstoeslagen af te schaffen. Dan wordt het vertrouwen geschaad en zien werknemers het alleen maar als een verkapte bezuinigingsoperatie. De slagingskans neemt toe wanneer de operatie budgetneutraal wordt uitgevoerd.'

Casus: brandweer Zaanstad
De brandweer in Zaanstad geeft medewerkers sinds kort via "webacces" toegang tot het rooster. Daarmee kunnen ze het rooster inzien en ruilingen aanvragen. Volgens planner en medewerker uitrukdienst Bas de Koning is het een uitkomst: 'Voorheen moest een formulier worden ingevuld, ondertekend door een chef, door ons gekopieerd en in een map gestopt, et cetera. Daar zijn we nu vanaf. Het scheelt ons behoorlijk veel kastruimte. En door de kortere verwerkingstijd, hebben we tijd over voor andere dingen.' Toch lijkt het erop dat het aanvragen van ruilingen geen vergevorderde stap is van het concept zelfroosteren. Procesanalist Fred Peters van software-aanbieder Paralax is het daar niet mee eens. 'Ik denk dat de brandweer Zaanstad tot stap drie komt. En dat is misschien wel wat het beste past binnen die organisatie. Brandweerploegen moeten op elkaar ingewerkt zijn, dan is het niet prettig om elke dag met andere collega's te werken. Bovendien moeten teams zo samengesteld zijn dat elke competentie erin vertegenwoordigd is: je kunt niet uitrukken met zes duikers of zes hoogwerkers. De ultieme vorm van zelfroosteren is de vorm die het beste past bij de specifieke organisatie.' Wat was er lastig bij de invoering van het zelfroosteren? Bas de Koning: 'Er kwam weerstand vanuit de organisatie, mensen dachten dat zij ons werk moesten gaan doen. Op een bepaald moment zijn we de papieren formulieren gaan weigeren. Vorige week deed het systeem het een dag niet; ik heb nog nooit zoveel verontruste telefoontjes gehad. Het is inmiddels helemaal ingeburgerd.' je kunt vraag en aanbod van werk beter op elkaar afstemmen'
Bron:P&O Actueel