Zorginstelling Vanboeijen bespaart jaarlijks ongeveer 200.000 Euro aan personeelskosten door het gebruik van de software voor personeelsplanning Rostar CAS van Paralax. De software geeft medewerkers van Vanboeijen meer inzicht en overzicht in hun planning, waardoor er efficiënter gewerkt kan worden en er in plaats van 300 planners, nu nog slechts 35 decentrale planners nodig zijn. 

Ruim 1600 medewerkers ondersteunen en begeleiden in Drenthe en daarbuiten meer dan 700 uitwonende en enkele honderden thuiswonende kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen met een verstandelijke handicap bij leren, wonen, werken en vrije tijd. Voor het inplannen van deze medewerkers werkte de zorginstelling met een standaard planningsprogramma dat gecombineerd werd met Excel. Dit leverde veel handwerk, inefficiëntie en fouten op. Vanboeijen wilde dit aanpakken en ging op zoek naar een systeem dat voor een flinke kwaliteitsverbetering kon zorgen. Na een uitgebreide oriëntatie bleek Rostar CAS als beste oplossing naar voren te komen.

Met Rostar CAS plannen 35 medewerkers alle diensten voor 1400 personeelsleden op bijna 200 verschillende locaties. Door de software kon de zorginstelling niet alleen teruggaan van 300 naar 35 planners, maar is het nu ook makkelijker om wet- en regelgeving na te leven en een helder overzicht van geplande en gewerkte uren te krijgen. Daarnaast zijn er koppelingen met de salaris- en personeelssystemen en met de verzuimregistratie in AFAS.

Ard van Dellen, functioneel beheerder bij Vanboeijen: “We zijn sinds Rostar CAS veel nauwkeuriger gaan plannen, waardoor we jaarlijks zo’n twee ton aan personeelskosten besparen. Door een betere planning werken we daarnaast efficiënter en zijn medewerkers tevreden met hun rooster. En dat draagt direct bij aan een betere zorg.” 

Rob Buikema, algemeen directeur van Paralax: “Door de koppeling met de salarisverwerking en de verzuimregistratie in AFAS is het overzicht tussen de geplande en de gerealiseerde uren in Rostar CAS dermate goed dat Vanboeijen dit automatisch kan koppelen aan het salarissysteem. Dit zorgt voor een veel efficiëntere werkwijze. Het voorkomt veel roosterproblemen en tientallen pagina’s handmatig correctiewerk achteraf. Dat levert veel tijd- en kostenbesparingen op.”